BEBAS KATA – Cara forward email sebenarnya sangat simple dan mudah, tapi ternyata masih ada orang yang belum mengetahuinya. Bahkan tidak banyak orang yang menggunakan pilihan forward email ini karena mereka tidak mengerti apa manfaatnya.
Padahal pilihan forward email memberikan banyak sekali manfaat dan memudahkan banyak pekerjaan. Oleh karena itu, berikut akan diberikan informasi mengenai cara dan manfaat forward email yang mudah. Kamu pasti bisa melakukan dan mengikuti langkah-langkah di bawah ini.
Manfaat Forward Email
Forward email adalah salah satu pilihan untuk meneruskan pesan kepada orang lain. Berikut ini akan dijelaskan mengenai beberapa manfaat forward email, terutama dalam konteks komunikasi bisnis yang dinamis.
1. Berbagi Informasi dengan Efisiensi
Forward email memungkinkan pengguna untuk berbagi informasi dengan lebih efisien. Daripada menyalin dan menempel teks atau lampiran ke email baru, cukup dengan mengklik tombol forward, informasi dapat disampaikan secara cepat dan tanpa kehilangan format aslinya.
2. Kolaborasi yang Mudah
Forward email mendukung kolaborasi yang lebih mudah antara anggota tim atau rekan kerja. Dalam konteks proyek atau tugas bersama, email yang berkaitan dengan proyek dapat diteruskan kepada anggota tim yang terlibat, memungkinkan mereka untuk tetap terinformasi tentang perkembangan terkini.
3. Klarifikasi dan Konfirmasi Informasi
Ketika informasi atau instruksi yang diberikan dalam sebuah email memerlukan klarifikasi atau konfirmasi, forward email menjadi alat yang sangat berguna. Dengan meneruskan pesan kepada pihak terkait, pengguna dapat meminta klarifikasi atau memastikan bahwa informasi tersebut telah diterima dengan benar.
4. Riwayat Komunikasi yang Terdokumentasi
Forward email membantu menciptakan riwayat komunikasi yang terdokumentasi. Dengan menyimpan jejak email yang diteruskan, anggota tim atau individu dapat merujuk kembali pada informasi terdahulu tanpa perlu mencari kembali pesan aslinya. Ini dapat sangat membantu dalam menyusun laporan atau mengevaluasi kemajuan suatu proyek.
Baca juga : Mudah, 2 Cara Mengirim CV Lewat Email
5. Pemberitahuan tentang Perubahan atau Pembaruan
Forward email menjadi cara efektif untuk memberi tahu orang-orang tentang perubahan atau pembaruan yang terkait dengan suatu situasi. Ini dapat mencakup perubahan jadwal, pembaruan proyek, atau informasi lainnya yang relevan bagi penerima.
6. Sharing Knowledge dan Best Practices
Dengan forward email, organisasi dapat menggencarkan penyebaran pengetahuan dan praktik terbaik (best practices) secara internal. Email yang berisi ide-ide inovatif, solusi masalah, atau panduan praktis dapat diteruskan kepada berbagai departemen atau tim, memfasilitasi kolaborasi lintas-fungsional.
7. Mendukung Keputusan yang Informed
Manfaat forward email juga sebagai pendukung pengambilan keputusan yang berbasis informasi. Dengan menyebarkan email yang berisi data atau analisis, tim atau pemangku kepentingan dapat memiliki pemahaman yang lebih baik tentang konteks dan faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat keputusan.
8. Mengoptimalkan Proses Persetujuan
Dalam situasi di mana persetujuan dari berbagai pihak diperlukan, forward email mempermudah alur kerja. Email yang membutuhkan persetujuan dapat diteruskan kepada pihak yang relevan, memastikan bahwa setiap pihak yang terlibat mendapatkan informasi yang diperlukan untuk memberikan persetujuan.
Cara Forward Email
Setelah mengetahui berbagai kemudahan dan manfaat yang akan kamu dapatkan dengan melakukan forward email ini, tentu kamu juga penasaran dengan cara melakukannya. Berikut ini akan dijelaskan mengenai cara forward email dengan mudah.
Baca juga : Cara Membuat Lamaran Kerja Lewat Email di Hp
1. Buka Aplikasi Email
Mulailah dengan membuka aplikasi email yang biasa kamu gunakan, baik itu Gmail, Outlook, Yahoo Mail, atau platform email lainnya. Pastikan kamu sudah masuk dengan menggunakan akun email yang akan kamu gunakan.
2. Temukan Email yang Akan Diteruskan
Setelah masuk ke dalam aplikasi, kamu harus segera mencari dan memilih email yang ingin kamu teruskan. Setelah menemukannya, buka email tersebut untuk melihat isinya.
3. Pilih Opsi Forward atau Teruskan
Pada sebagian besar aplikasi email, ada opsi yang jelas untuk meneruskan email. Biasanya kamu dapat menemukan pilihan tersebut dengan cara mencari tulisan “Forward” atau “Teruskan” di bagian atas atau bawah email yang sedang kamu buka.
4. Masukkan Alamat Email Penerima
Setelah kamu memilih opsi untuk meneruskan email, kamu akan diminta untuk memasukkan alamat email penerima. Ketikkan alamat email dengan benar atau pilih dari daftar kontak jika aplikasi email kamu sudah memiliki fitur tersebut.
5. Tulis Pesan Tambahan (Opsional)
Jika kamu ingin menambahkan pesan tambahan atau menjelaskan alasan kamu meneruskan email tersebut, kamu bisa langsung menuliskan pesan tambahan. Beberapa aplikasi email sendiri sudah menyediakan area untuk menulis catatan. Ini adalah langkah opsional, tetapi bisa berguna untuk memberikan konteks kepada penerima.
6. Periksa Lampiran dan Isi Email
Pastikan untuk memeriksa lampiran dan seluruh isi email sebelum kamu memutuskan untuk meneruskannya. Beberapa email mungkin memiliki lampiran atau informasi yang perlu diperhatikan.
7. Pilih Opsi Forward atau Send
Setelah kamu memasukkan alamat email penerima dan menulis pesan tambahan (jika diperlukan), pilih tombol “Forward” atau “Send” untuk mengirimkan email kepada penerima. Beberapa aplikasi juga dapat menawarkan opsi untuk menyimpan draf terlebih dahulu sebelum mengirim.
8. Konfirmasi Pengiriman
Pastikan untuk memeriksa konfirmasi bahwa email telah terkirim dengan sukses. Beberapa aplikasi akan memberi tahu kamu ketika email berhasil terkirim dan kamu dapat memverifikasi hal ini di folder “Sent” atau “Terkirim” di aplikasi email kamu.
9. Periksa Kembali Penerima dan Isi Email
Sebelum mengirim, pastikan untuk memeriksa kembali alamat email penerima dan isi email untuk memastikan semuanya sesuai dengan keinginan kamu. Ini membantu menghindari kesalahan pengiriman atau informasi yang tidak diperlukan.
Meneruskan email bisa menjadi tugas yang sederhana jika kamu mengikuti langkah-langkah di atas. Pastikan untuk selalu memeriksa kebijakan keamanan email kamu dan mematuhi etika email yang berlaku ketika meneruskan informasi. Dengan memahami cara forward email dengan benar, kamu dapat meningkatkan efisiensi dan kejelasan komunikasi melalui email.***